Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Distinguimos el tratamiento de datos según el canal y el rol con el que usted interactúa con nuestros servicios:

No recopilamos datos sensibles ni datos de menores de 14 años. Si usted es menor de 14 años, no debe usar nuestros formularios ni registrarse en la plataforma sin la debida autorización de su padre, madre o tutor legal.

Los datos personales se tratan exclusivamente para las finalidades legítimas descritas a continuación:

1. Gestión de consultas y demostraciones: responder a requerimientos comerciales, agendamiento de demos y cotizaciones solicitadas a través del sitio web.
2. Provisión del servicio SaaS y soporte técnico: habilitar el acceso a los módulos contratados de RunFlow, gestionar credenciales de usuario, respaldar información operativa y brindar asistencia técnica.
3. Operación industrial y logística: procesar los registros de producción, telemetría y emisión de etiquetas de despacho y documentos conforme a las instrucciones del Cliente.
4. Comunicaciones transaccionales y de seguridad: notificar avisos operativos, alertas de seguridad de la cuenta, actualizaciones de versión o cambios en las condiciones del servicio.
5. Comunicaciones comerciales y novedades: enviar información sobre nuevas funcionalidades, eventos o contenidos de la industria gráfica, únicamente cuando el titular ha otorgado su consentimiento expreso previo.
6. Gestión contractual, contable y tributaria: emisión de facturas electrónicas, cobranza y cumplimiento de las obligaciones legales aplicables en Chile.

Las bases de legitimidad conforme a la Ley 21.719 son el consentimiento del titular (Art. 12) para prospección comercial, la ejecución de medidas precontractuales o del contrato de servicio SaaS (Art. 13 letra c) y el cumplimiento de obligaciones legales y tributarias (Art. 13 letra b).

En el contexto de la prestación del software SaaS RunFlow, es fundamental distinguir los roles jurídicos respecto al tratamiento de datos conforme al Artículo 15 bis de la Ley 21.719:

En su calidad de Encargado, Factory Systems SpA asume formalmente los siguientes compromisos:

• No utilizar los datos del Cliente ni los datos de sus clientes finales para fines propios, comerciales o de terceros.
• No ceder, vender, transferir ni comunicar dichos datos a terceros, salvo a los proveedores de infraestructura tecnológica estrictamente necesarios para prestar el servicio.
• Implementar las medidas técnicas y organizativas de seguridad establecidas en el Art. 14 quinquies de la Ley 21.719 para garantizar su confidencialidad e integridad.
• Mantener el deber de secreto y confidencialidad respecto de todos los datos conocidos durante la vigencia del contrato, obligación que subsiste de manera indefinida tras su término.
• Facilitar al Cliente, en caso de requerirlo, la asistencia técnica razonable para que éste pueda responder ante el ejercicio de derechos ARCO+ por parte de sus propios clientes.

Factory Systems SpA no comercializa ni cede datos personales a terceros. Para prestar el servicio con altos estándares de disponibilidad, seguridad y rendimiento, nos apoyamos en los siguientes proveedores de infraestructura tecnológica que actúan en calidad de subencargados/mandatarios:

• Plataforma de hosting y distribución web: Vercel Inc. (EE.UU.), para la entrega del sitio web y aplicaciones frontend con cifrado TLS y red de entrega de contenido (CDN).
• Infraestructura en la nube y bases de datos: Proveedores de infraestructura cloud empresarial (como Amazon Web Services / PostgreSQL / Supabase u homólogos) para el alojamiento de la lógica de backend, almacenamiento transaccional y procesamiento seguro de datos.
• Almacenamiento seguro de objetos y archivos: Servicios de almacenamiento en la nube (como Amazon S3 u homólogos) para el resguardo cifrado y generación de archivos PDF de etiquetas, órdenes de trabajo y reportes generados en el sistema.
• Mensajería y correo transaccional: Proveedores de envío de correos electrónicos y alertas del sistema (como Resend, AWS SES o SendGrid) para notificaciones operativas y de seguridad.
• Autoridades competentes: Únicamente cuando exista una obligación legal, requerimiento judicial o resolución formal de autoridad competente conforme a la legislación chilena.

La infraestructura tecnológica de nuestros proveedores en la nube se encuentra alojada en centros de datos ubicados fuera del territorio de Chile (principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea).

Conforme al Artículo 27 de la Ley 21.719, Factory Systems SpA se asegura de que dichas transferencias internacionales se realicen hacia entidades que ofrecen niveles adecuados de protección de datos, mediante acuerdos de procesamiento de datos (DPA), cláusulas contractuales tipo y certificaciones de seguridad internacionales reconocidas en la industria (tales como SOC 2 Tipo II e ISO/IEC 27001).

Conservamos los datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades declaradas, conforme al principio de proporcionalidad (Art. 3° letra c de la Ley 21.719):

• Datos de prospectos y formularios de contacto: hasta 12 meses desde la última interacción, o hasta que el titular solicite su supresión o revoque su consentimiento.
• Datos de cuentas y usuarios en el SaaS: durante la vigencia del contrato de suscripción del Cliente.
• Datos operativos tras la terminación del servicio: tras la cancelación del servicio, se concede un período de gracia de 30 días corridos para que el Cliente exporte o descargue sus respaldos. Vencido dicho plazo, los datos se eliminan de manera segura y definitiva de los servidores de producción activos.
• Registros contables y de facturación electrónica: se conservan por el plazo legal mínimo de 5 años conforme a las disposiciones del Código Tributario y del Servicio de Impuestos Internos (SII) de Chile.

En cumplimiento del Artículo 14 quinquies de la Ley 21.719, implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales:

• Cifrado en tránsito y en reposo: todas las comunicaciones se transmiten mediante conexiones cifradas HTTPS con protocolo TLS 1.3 / 1.2, y los datos sensibles y respaldos se almacenan cifrados en reposo (AES-256).
• Gestión segura de credenciales: las contraseñas de los usuarios no son almacenadas en texto claro; se procesan mediante funciones criptográficas de derivación de claves con sal (hashing robusto).
• Control de acceso por roles (RBAC): acceso restringido según el principio de menor privilegio, limitando la visualización y administración de datos exclusivamente al personal debidamente autorizado.
• Respaldos y monitoreo: generación periódica de copias de seguridad automatizadas y monitoreo proactivo contra accesos indebidos o anomalías de red.

Conforme a los Artículos 4° al 9° de la Ley 21.719, usted como titular de datos personales tiene derecho a ejercer de manera gratuita:

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede enviar su solicitud a:

• Correo electrónico: privacidad@runflow.app, indicando su nombre completo, copia o acreditación de su documento de identidad y el derecho específico que solicita ejercer.

Su solicitud será atendida y resuelta en un plazo máximo legal de 15 días hábiles (Art. 11 de la Ley 21.719). En caso de no recibir respuesta dentro del plazo legal o si ésta resulta insatisfactoria, usted tiene el derecho de interponer un reclamo formal ante la Agencia de Protección de Datos Personales de Chile.

En los casos en que el tratamiento se fundamente en su consentimiento (por ejemplo, para el envío de comunicaciones comerciales), usted puede revocarlo en cualquier momento sin efectos retroactivos enviando un correo a privacidad@runflow.app o mediante los enlaces de desuscripción incluidos en nuestros correos electrónicos.

La revocación del consentimiento no afectará la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad (Art. 12 de la Ley 21.719).

El sitio web runflow.app y la plataforma SaaS utilizan cookies estrictamente necesarias para la autenticación, seguridad de la sesión y funcionamiento básico del sistema (cookies funcionales y de sesión).

Factory Systems SpA no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos o que afecten significativamente a los titulares de datos de manera individual basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado de su información.

Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de Privacidad para adecuarla a novedades normativas, instrucciones de la Agencia de Protección de Datos Personales o evoluciones en nuestros servicios y arquitectura tecnológica.

Cualquier modificación será publicada en esta misma página web indicando la fecha de última actualización. En caso de cambios sustanciales que afecten el alcance de los derechos de los usuarios registrados, notificaremos con debida anticipación mediante el correo electrónico corporativo registrado en la cuenta.

Para formular consultas, solicitar información adicional o ejercer sus derechos de protección de datos personales: